Ile naprawdę kosztuje faks

Na pytanie „ile kosztuje faks” nie da się odpowiedzieć jedną kwotą. Pokazujemy więc, z czego składa się rachunek po każdej ze stron: co da się wycenić z publicznych źródeł, co jest naszym założeniem, a czego nie da się wycenić wcale.

Wszystkie ceny sprawdziliśmy 6 września 2026 r. w sklepach i na stronach ofertowych operatorów. Trzy poziomy wolumenu — 240, 720 i 2 400 stron rocznie — są założeniem redakcyjnym przyjętym po to, żeby dało się cokolwiek policzyć: nie istnieje źródło mówiące, ile stron faksu wysyła typowa polska firma, więc każda liczba udająca „przeciętne biuro” byłaby zmyślona.

01 Co właściwie liczymy

Scenariusze są trzy. A to utrzymanie tego, co już stoi: aparat faksowy albo urządzenie wielofunkcyjne wpięte w linię analogową. B to numer u dostawcy, na który dokument przychodzi jako plik. C to brak faksu i improwizacja — wydruk, skan, prośba do zaprzyjaźnionego biura o wysłanie.

Przy każdej pozycji mówimy, skąd wzięła się liczba. Rodzaje są trzy: cena odczytana ze źródła, obliczenie na takiej cenie i założenie redakcyjne — na przykład okres, przez jaki rozkładamy zakup urządzenia. Mieszanie tych trzech rodzajów zaciera granicę między ceną a szacunkiem, więc rozdzielamy je w osobnej kolumnie tabeli.

Poza rachunkiem zostają różnice, które nie są pieniędzmi — postać dokumentu, liczba osób z dostępem, zależność od dostawcy. Zestawia je porównanie obu rozwiązań; tu liczymy złotówki.

02 Scenariusz A: aparat na linii telefonicznej

Najcięższą pozycją tego rachunku nie jest urządzenie, tylko linia. Jej utrzymanie to w ofercie Orange dla firm 32,51 zł netto miesięcznie w wariancie „Rozmowy 100” albo 48,77 zł netto w wariancie „Rozmowy bez Limitu” — po przeliczeniu około 480 i 720 zł brutto rocznie. Obie ceny zakładają e-fakturę i zgody marketingowe, za które operator daje rabat. Netia w cenniku „Lepszy Telefon 30”, obowiązującym od grudnia 2018 r., podaje 45,00 zł brutto miesięcznie, czyli 540,00 zł rocznie. Stąd widełki 480–720 zł brutto rocznie.

480–720 zł

Jeśli linii jeszcze nie ma, dochodzą opłaty jednorazowe: Netia podaje 123,00 zł brutto za przyłączenie do sieci albo 49,20 zł za przejęcie uprawnień do istniejącej linii, a przyłączenie radiowe WiMAX — 500,00 zł brutto.

Drugą pozycją jest urządzenie. W przejrzanych przez nas czterech sklepach samodzielny telefaks jest towarem szczątkowym — to obserwacja z przeglądu, a nie dane rynkowe: jedyny nowy model z ceną to Brother FAX-T104 za 285,00 zł, a modele laserowe są oznaczone jako wycofane albo niedostępne. Faks kupuje się więc dziś raczej przy okazji urządzenia wielofunkcyjnego, a te kosztują od 309,00 zł do 5 599,00 zł; biurowy mono laser cztery w jednym z faksem to 899,00–969,00 zł. Rozłożenie zakupu na lata jest naszym założeniem, bo nie ma źródła na średni czas życia faksu w biurze: przy pięciu latach daje to 179,80–193,80 zł rocznie, przy trzech — 299,67–323,00 zł.

Trzecia pozycja to materiał, i tu technologia zmienia rachunek kilkukrotnie. Strona na urządzeniu laserowym kosztuje około 0,20 zł materiału (toner TN-2590XL za 375,21 zł na 3 000 stron, bęben DR-2590 za 327,90 zł na 15 000 stron i arkusz papieru za 0,05 zł). Strona na telefaksie termotransferowym — około 0,94 zł, bo kaseta z folią Brother PC-75 kosztuje 128,51 zł i starcza na 144 strony. Strona na papierze termicznym w rolce to około 0,09 zł, bo papier jest tu jednocześnie nośnikiem obrazu. Te trzy liczby obejmują wyłącznie materiał: nie ma w nich prądu, serwisu, czasu pracownika ani kosztu linii.

Stąd wniosek praktyczny: tańsze urządzenie potrafi mieć droższą stronę. Telefaks za 285,00 zł amortyzuje się na 57,00 zł rocznie, ale przy 720 stronach zjada 676,80 zł materiału — czyli więcej niż laser wraz z amortyzacją.

03 Scenariusz B: numer u dostawcy

Rachunek ma tu dwie części o różnym charakterze: abonament, który da się podać co do złotówki, i wysyłkę, której podać się nie da.

Abonament przy przedpłacie na dwanaście miesięcy wynosi u sprawdzonych przez nas dostawców od 44,28 zł brutto (HaloNet — abonament 0 zł i sam numer faksowy po 3,69 zł miesięcznie) do 233,70 zł brutto (Promtel). Pomiędzy nimi stoją FCN za samo odbieranie — 73,80 zł, ipfon — 80,00 zł, FCN za odbieranie z wysyłaniem — 147,60 zł i i-fax.pl — 215,00 zł. Widełki 44–234 zł brutto rocznie są szerokie, bo obejmują usługi o różnym zakresie: część pakietów pozwala wyłącznie odbierać, część liczy numer osobno od abonamentu. Porównywanie kwot bez sprawdzenia, co w nich jest, prowadzi na manowce — dlatego checklista pytań do dostawcy zaczyna się od zakresu, a nie od ceny.

Dla porównania rynkowego: u polskiego operatora otoFaks pakiet z jednym kontem i numerem stacjonarnym kosztuje 30,00 zł netto (36,90 zł brutto) miesięcznie albo 300,00 zł netto (369,00 zł brutto) rocznie, a numer stacjonarny jest w cenie pakietu — tak zbudowany jest cennik otoFaks (sprawdzone 6 września 2026 r.). Z konstrukcji tego cennika wynika prawidłowość, która powtarza się u dostawców: rok kosztuje jak dziesięć miesięcy, czyli 25,00 zł netto miesięcznie zamiast 30,00 zł. Podobnie u i-fax.pl płatność miesięczna daje 348,00 zł rocznie zamiast 215,00 zł przy przedpłacie, a u ipfon 96,00 zł zamiast 80,00 zł.

Druga część rachunku to wysyłka i tutaj kończy się arytmetyka. Rozlicza się ją z doładowania konta, a stawki zależą od kierunku i czasu trwania połączenia — konkretne kwoty stoją w osobnym dokumencie, jakim jest u tego operatora cennik połączeń otoFaks. Punkt zaczepienia daje i-fax.pl, który podaje 9 gr brutto za minutę wysyłki krajowej z naliczaniem sekundowym i przykład: transmisja trwająca 30 sekund to 6 gr brutto. Za granicę bywa kilkakrotnie drożej — ten sam dostawca liczy 18 gr netto za minutę do Niemiec, Francji, Stanów Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii. Promtel dzieli kierunki na sześć stref o rosnących stawkach, ale nie podaje przy nich jednostki rozliczenia, więc jego liczb tu nie zestawiamy.

Tych stawek nie da się przeliczyć na koszt strony i żadna tabela w tym serwisie tego nie robi. Stawka jest minutowa, a czas przesłania strony zależy od jej zawartości i od prędkości, na której dogadają się modemy; publicznego pomiaru realnej transmisji nie ma. Osobno trzeba pamiętać, że minimalne doładowanie — u otoFaks 10 zł — jest kwotą wejścia do wysyłki, a nie ceną wysłania faksu.

Poza tymi dwiema bywa jeszcze pozycja warunkowa — pojawia się wtedy, gdy firma potrzebuje więcej niż jednego numeru albo więcej niż jednego konta. Dodatkowy numer kosztuje rocznie 44,28 zł brutto u HaloNet, 36,00 zł netto w pakiecie wirtualnej centrali i 99,00 zł brutto u i-fax.pl, a dodatkowe konto wraz z numerem u i-fax.pl — 149,00 zł brutto. Zanim się je doda, warto sprawdzić, czy zamiast osobnych numerów nie wystarczy kilka adresów e-mail przypiętych do jednego; kiedy osobny numer ma sens, opisuje strona o numerze faksowym.

04 Scenariusz C: bez faksu, na piechotę

Ten scenariusz nie ma faktury, więc w zestawieniach nie występuje — cały jego koszt siedzi w pozycji, której nikt nie mierzy. Dokument trzeba wydrukować, podpisać, zeskanować, a potem znaleźć kogoś, kto ma faks, i poprosić o wysłanie. Przy odbiorze bywa gorzej: kontrahent wysyła pod numer, którego firma nie ma.

Policzalna jest w tym jedna pozycja: papier. Ryza A4 80 g/m² kosztuje 24,99 zł brutto za 500 arkuszy, czyli około 0,05 zł za arkusz — przy 240 stronach rocznie to 12,00 zł, przy 2 400 stronach 120,00 zł. Wszystko poza tym to czas ludzi i ryzyko obiegu dokumentu, których nie da się wycenić z publicznych źródeł — i to one decydują, że taka improwizacja broni się najwyżej przy pojedynczych przesyłkach.

05 Rachunek roczny w trzech wariantach wolumenu

Ostatnia kolumna mówi, czy kwota pochodzi ze źródła, jest obliczeniem na takiej cenie, czy stoi na założeniu. Wszystkie ceny sprawdzone 6 września 2026 r.

Na wąskim ekranie przewiń tabelę w bok »

Sumy obejmują wyłącznie wiersze, które dało się wycenić — nie są pełnym kosztem posiadania faksu. I kolumny A i B nie odejmują się od siebie tak prosto, jak wygląda: po stronie B brakuje wysyłki, a po stronie A abonament za linię odpada tylko wtedy, gdy linia nie jest potrzebna do niczego innego.

06 Czego w tym rachunku nie ma

Rachunku nie da się domknąć i lepiej powiedzieć to wprost. Brakuje trzech pozycji, a każda potrafi przeważyć wynik.

• Serwis i naprawa urządzenia. Nie znaleźliśmy publicznego cennika serwisowego, który nadawałby się na źródło. Tę pozycję trzeba wycenić samemu, najlepiej z faktur z ostatnich lat.
• Energia i miejsce. Nie mamy ani poboru mocy urządzenia w trybie czuwania, ani sensownego sposobu wyceny półki, na której stoi. W dużym biurze to szum, w gabinecie na kilkanaście metrów — już nie.
• Czas pracownika. Nie istnieje źródło mówiące, ile minut zajmuje obsłużenie jednego faksu w polskiej firmie. Jest to jednocześnie pozycja, w której obie strony rachunku różnią się najbardziej, bo dokument w skrzynce e-mail nie wymaga podejścia do urządzenia.

Nie znamy też kosztu wysyłki międzynarodowej w przeliczeniu na dokument — znane są wyłącznie stawki minutowe i strefowe, a kierunki, na które firma faktycznie wysyła, trzeba sprawdzić w cenniku połączeń swojego dostawcy.

07 Jak policzyć to u siebie

Rachunek na cudzych liczbach jest ciekawostką; decyzja zapada na własnych.

Wynik bywa zaskakujący w obie strony. Firmie, która wysyła dwa faksy miesięcznie i ma linię potrzebną do telefonu, zmiana zwykle nic nie oszczędzi. Firmie, która trzyma linię wyłącznie pod faks, znika z rachunku 480–720 zł rocznie, a pojawia się abonament z widełek 44–234 zł plus wysyłka. Reszta różnic — dostęp spoza biura, archiwum, brak papieru na tacy — nie jest kosztem i te zalety trzeba ważyć osobno.

Źródła

1. Orange Polska, strona oferty „Abonament stacjonarny dla firm” — warianty „Rozmowy 100” i „Rozmowy bez Limitu” w technologii analogowej, ceny sprawdzone 6 września 2026 r.
2. Netia, cennik „Lepszy Telefon 30” obowiązujący od 12 grudnia 2018 r. wraz z opłatami jednorazowymi za przyłączenie i przejęcie linii — sprawdzone 6 września 2026 r.
3. Sklepy x-kom.pl, drukarka.sklep.pl, delkom.pl i morele.net — ceny i dostępność urządzeń z faksem oraz samodzielnych telefaksów, sprawdzone 6 września 2026 r.
4. TonerPartner.pl, 123drukuj.pl, mak24h.pl, morele.net i KOZAK.pl — ceny tonera Brother TN-2590XL, bębna DR-2590, kasety PC-75, rolki papieru termicznego i ryzy papieru A4, sprawdzone 6 września 2026 r.
5. Cenniki usług faksu internetowego: halonet.pl (obowiązujący od 1 sierpnia 2026 r.), fcn.pl, ipfax.pl, i-fax.pl oraz telecom.promtel.pl — sprawdzone 6 września 2026 r.
6. Cennik usługi otoFaks, Telepartner Sp. z o.o. — stan na 6 września 2026 r.
7. Orange Polska, Biuro Prasowe, „Wyłączyliśmy połowę central telefonicznych”, 5 grudnia 2024 r. oraz Orange Wholesale, „Copper Switch Off, czyli wycofywanie z eksploatacji sieci miedzianych”, 28 października 2025 r.