Dla kogo fax internetowy

Tam, gdzie faks jeszcze pracuje, trzyma go jedna z trzech sytuacji: ktoś po drugiej stronie wciąż wymaga tego kanału, działający proces jest droższy do przepisania niż do utrzymania, albo dwie instytucje muszą wymienić dokument i nie mają wspólnego systemu. Poniżej sześć takich obszarów, każdy z tym samym pytaniem na końcu: czym ten kanał jest wypierany.

Trzeba od razu powiedzieć, na czym te obserwacje stoją. Nie ma publicznej statystyki liczby faksów ani aktywnych numerów faksowych w Polsce — raporty UKE nie wyodrębniają faksu jako usługi. Jedynym rynkiem z cyklicznym badaniem są Niemcy; poza tym mamy pojedyncze przykłady, podawane dalej z datą odczytu.

01 Dlaczego faks gdzieś jeszcze pracuje

Bitkom zapytał w 2024 r. niemieckie firmy, dlaczego jeszcze faksują. Rozkład odpowiedzi jest ważniejszy od samego odsetka: 56% wskazało, że faks jest konieczny w komunikacji z urzędami, 43% uważa go za bezpieczniejszy od poczty tradycyjnej, 35% ma sprawdzone, działające procesy, po 27% przyzwyczajenie i potwierdzenie doręczenia, a 25% — żądanie klientów. Dwa najczęstsze powody nie są cechą technologii, tylko cechą kogoś innego: urzędu i klienta.

Faks nie wygrywa z systemami wymiany danych — wypełnia miejsca, w których ich nie ma albo w których dwie strony mają systemy niekompatybilne. Żyje tam, gdzie ustawodawca wymienił go z nazwy i nie skreślił, a znika tam, gdzie wprowadzono obowiązkowy kanał elektroniczny. Wypieranie ma zresztą dwa mechanizmy: prawny — nowy obowiązkowy kanał — i infrastrukturalny, czyli znikanie łącza analogowego. Wśród firm faksujących 72% używa już faksu cyfrowego, a 66% nadal wydruku (odsetki się nakładają): kanał zostaje, urządzenie znika.

77%

02 Ochrona zdrowia

Dlaczego przetrwał. Faks utrzymuje się w medycynie najdłużej tam, gdzie dwie placówki muszą wymienić dokument, a nie mają wspólnego systemu. Widać to w danych amerykańskich: według ONC/ASTP w 2023 r. tylko 43% szpitali niefederalnych ostrej opieki rutynowo realizowało wszystkie cztery domeny wymiany interoperacyjnej — wyślij, znajdź, odbierz, zintegruj — wobec 28% w 2018 r. Gorzej wypadają przy tym placówki mniejsze, wiejskie i niezależne. Dla Polski takiego pomiaru nie ma.

Typowy dokument. Korespondencja między placówką a płatnikiem i między poradnią a szpitalem. Uwaga na przepis: art. 27 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta wymienia zamknięty katalog sposobów udostępniania dokumentacji medycznej — od wglądu na miejscu po informatyczny nośnik danych — a faksu nie ma w nim z nazwy. Czy mieści się w punkcie o środkach komunikacji elektronicznej, nie jest przesądzone: nie znaleźliśmy ani orzeczenia, ani stanowiska organu.

Co daje fax internetowy. Numer osiągalny dla drugiej placówki bez aparatu w rejestracji i bez linii; dokument przychodzi jako plik do wskazanej skrzynki, a nie na tacę urządzenia w przejściu — co z tego wynika dla ochrony danych, opisuje strona o bezpieczeństwie i RODO.

Czym jest wypierany. Kanałami, które instytucje wpisują w dane kontaktowe zamiast niego. Numery faksu są podane przy 10 z 16 oddziałów wojewódzkich NFZ, Mazowiecki OW podaje je przy pięciu delegaturach i przy Wydziale Informatyki, choć nie w bloku adresowym centrali, a Ministerstwo Zdrowia wymienia już tylko e-Doręczenia, ePUAP, e-mail i telefon (odczyt 6 września 2026 r.). To nie jest ani „faks umiera”, ani „faks żyje”, tylko kanał zapasowy.

03 Logistyka i spedycja

Dlaczego przetrwał. Bo po drugiej stronie granicy siedzi kontrahent, który faks nadal ma. W szeregu Bitkomu zasięg faksu spada powoli — z 95% niemieckich firm w 2018 r. do 82% w 2023 i 77% w 2024. Częstotliwość spada szybciej: często lub bardzo często faksowało 79% firm w 2016 r., 43% w 2021, 33% w 2023, 25% w 2024, a w 2025 r. niecała jedna piąta. Spedytor obsługujący rynek DACH trafia więc na partnera, który kanał utrzymuje, choć rzadko go używa.

Typowy dokument. Zlecenie transportowe, awizacja, korespondencja z dyspozytorem — z zastrzeżeniem, o którym większość tekstów branżowych milczy: nie ma badania mierzącego użycie faksu w spedycji, są pojedyncze strony firmowe. Niemiecki przewoźnik Oetjen Logistik podaje na stronie zlecenia transportowego numer faksu obok telefonu i e-maila (odczyt 6 września 2026 r.) — to numer kontaktowy w stopce, a nie kanał przyjmowania zleceń.

Co daje fax internetowy. Numer w danych kontaktowych i w stopce oferty, bez aparatu i bez linii w oddziale; odebrany dokument trafia do skrzynki, więc dyspozytor widzi go w trasie.

Czym jest wypierany. Tu infrastrukturą, nie przepisem. Migracja Deutsche Telekom do sieci All-IP zakończyła się około 2020 r., a wyłączenie ISDN wymusiło przejście faksu na T.38 albo na bramki. Sieć optymalizowana pod głos toleruje ubytki pakietów, których ucho nie słyszy — dla faksu bywają one przerwaniem transmisji; mechanizm opisuje strona o tym, jak działa fax internetowy.

04 Kancelarie, notariat i sądy

Dlaczego przetrwał. Czysta inercja przepisu. Art. 132 § 1³ Kodeksu postępowania cywilnego pozwala adwokatom, radcom prawnym, rzecznikom patentowym i Prokuratorii Generalnej doręczać sobie pisma wyłącznie elektronicznie, jeżeli złożą sądowi zgodne oświadczenia i podadzą dane kontaktowe, „w szczególności adres poczty elektronicznej lub numer faksu”. Przepis dodano w 2019 r. i nikt go od tego czasu nie zmienił.

Typowy dokument. Korespondencja z samorządem zawodowym i między pełnomocnikami. Krajowa Rada Notarialna podaje numer faksu Biura i wymienia faks wśród przyjmowanych form korespondencji; publikuje go też Izba Notarialna w Warszawie. W adwokaturze rozkład jest odwrotny do potocznego wyobrażenia: Naczelna Rada Adwokacka faksu nie podaje, ale w wykazie izb ma go 21 z 24 izb — brakuje przy Kielcach, Koszalinie i Zielonej Górze (odczyt 6 września 2026 r.).

Co daje fax internetowy. Kancelaria utrzymuje numer w papierze firmowym, w wykazie izby i w oświadczeniu składanym sądowi, bez urządzenia w sekretariacie; odbiór trafia do skrzynki konkretnej osoby.

Czym jest wypierany. Dedykowanym kanałem procesowym. BIP Sądu Okręgowego w Warszawie przy Biurze Obsługi Interesantów podaje wyłącznie telefon i e-maile, bez faksu. W Niemczech tę funkcję odcięto przepisem: od 1 stycznia 2022 r. § 130d ZPO nakazuje adwokatom składanie pism przygotowawczych do sądów cywilnych wyłącznie przez skrzynkę beA, a pisma złożone inaczej — w tym faksem — są odrzucane jako niedopuszczalne. W Polsce faks jest numerem kontaktowym samorządów, a nie drogą składania pism do sądu; czym jest jako forma i jako dowód, wyjaśnia strona o formie i mocy dowodowej faksu.

05 Ubezpieczenia i likwidacja szkód

Dlaczego przetrwał — i dlaczego akurat tu nie umiemy tego pokazać. To jedyna z sześciu branż bez twardego przykładu; uczciwiej to napisać, niż dopowiedzieć: przeszukanie ogólnych warunków ubezpieczenia polskich zakładów nie dało żadnego dokumentu z nazwą, wersją i datą, który wymieniałby faks jako drogę zgłoszenia szkody.

Typowy dokument. Zgłoszenie szkody i dokumentacja, która za nim idzie. PZU jako sposoby kontaktu i zgłoszenia szkody wymienia mojePZU, e-mail, czat, telefon i formularze internetowe; słowo „faks” nie występuje na tej stronie ani razu (odczyt 6 września 2026 r.). Nie wynika z tego ani że faks jest dopuszczony, ani że zakazany — tylko że nie został wymieniony.

Co daje fax internetowy. Jeżeli w tej branży ma sens, to raczej po stronie pośrednika niż zakładu: agencji, warsztatu czy biura, u których numer faksu figuruje w umowie albo na druku sprzed lat. Wirtualny numer utrzymuje ten kanał bez urządzenia.

Czym jest wypierany. Własnymi kanałami cyfrowymi ubezpieczycieli — aplikacją, formularzem i serwisem klienta, wpisującymi zgłoszenie od razu do systemu likwidacji. To przypadek, w którym faks przegrywa nie z inną technologią przesyłu, tylko z brakiem potrzeby przesyłania czegokolwiek między dwoma systemami.

06 Zamówienia B2B

Dlaczego przetrwał. Wyłącznie poza obszarem EDI. GS1 Polska definiuje GS1 EDI jako wymianę dokumentów handlowych i finansowych — zamówień, potwierdzeń, awiz wysyłki, faktur — w postaci standardowego komunikatu elektronicznego, bezpośrednio pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych; Grupa EDI uzgodniła w Polsce 19 specyfikacji komunikatów EANCOM. Tam, gdzie to działa, faks nie ma zastosowania. Żyje u kontrahentów bez EDI, gdzie zamówienie krąży jako obraz dokumentu — skali tego nie mierzy żadne badanie.

Typowy dokument. Zamówienie i jego potwierdzenie, rzadziej awizo wysyłki. Do niedawna również faktura — i ta zmiana przesądza o branży.

Co daje fax internetowy. Numer dla partnerów, którzy do EDI nie wejdą, bez urządzenia trzymanego po to, żeby raz na kwartał odebrać zamówienie; dokument od razu jest plikiem.

Czym jest wypierany. Z dwóch stron. Od góry przez Krajowy System e-Faktur: art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT nakazuje wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, a fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do systemu i za otrzymaną w dniu nadania jej numeru. Obowiązek objął przedsiębiorców o sprzedaży brutto powyżej 200 mln zł w 2024 r. od 1 lutego 2026 r., a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. Uchylono przy tym art. 106n tej samej ustawy, wymagający akceptacji odbiorcy dla faktur elektronicznych — zniknęła podstawa, na którą powoływano się, wysyłając je faksem. Od dołu wypiera faks samo EDI, dopasowane do KSeF wytycznymi GS1 Polska z marca 2023 r., aktualizowanymi w styczniu 2026 r.

07 Administracja i instytucje

Dlaczego przetrwał. Bo przepis wymienił go z nazwy i nikt tego nie skreślił. Art. 63 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego stanowi, że podania — żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia — wnosi się „na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu”, a podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu pozostawia się bez rozpoznania, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Zwykły e-mail ma więc w KPA słabszą pozycję niż telefaks — i to tłumaczy długowieczność tego kanału w urzędach.

Typowy dokument i co daje fax internetowy. Podanie i pisma wymienione w tym przepisie. Po stronie petenta wirtualny numer daje możliwość wniesienia podania tą drogą bez aparatu, po stronie instytucji — utrzymanie kanału wymaganego przepisem bez sprzętu. Sam numer i jego przenoszenie to temat strony o numerze faksowym.

Czym jest wypierany. Kanałami z twardym obowiązkiem. Z Ordynacji podatkowej telefaks wykreślono ustawą z 12 lutego 2010 r., obowiązującą od 17 czerwca 2010 r. — dziś słowo „faks” nie występuje w tej ustawie ani razu. Obowiązek podawania konsumentowi numeru faksu z art. 12 ust. 1 pkt 3 ustawy o prawach konsumenta uchylono ustawą z 1 grudnia 2022 r. ze skutkiem od 1 stycznia 2023 r., a wzmianki o faksie w załącznikach skreślono, nie zastępując ich telefonem. Od 1 stycznia 2025 r. organy administracji rządowej mają obowiązek stosowania e-Doręczeń — okres przejściowy zakończył się 1 stycznia 2026 r.

Obraz instytucji jest wyliczeniem, nie trendem. Faks podają Ministerstwo Finansów w danych teleadresowych, Izba Administracji Skarbowej w Poznaniu obok e-Doręczeń i skrytki ePUAP oraz Urząd Miejski w Dębicy na stronie BIP; nie podają go Ministerstwo Zdrowia ani BIP Sądu Okręgowego w Warszawie (odczyt 6 września 2026 r.). Nie ma badania mierzącego, jak to się rozkłada na wszystkie urzędy, więc zdanie o „większości urzędów” byłoby zmyśleniem. Ten sam podział na sześć obszarów ma zresztą osobne opisy w zestawieniu zastosowań otoFaks — to jednak spojrzenie operatora na własną usługę, a nie niezależny przegląd rynku; powiązanie wydawcy serwisu z tym operatorem opisuje strona o serwisie.

08 Dla kogo fax internetowy nie ma sensu

Branża nie przesądza niczego. Przesądzają cztery sytuacje, w których wirtualny numer jest wydatkiem bez pokrycia albo kanałem niedozwolonym.

• Gdy linia telefoniczna i tak zostaje. Jeżeli w firmie działa telefon stacjonarny, alarm albo terminal na linii analogowej, abonament faksu internetowego jest kosztem dodanym, a nie zastępczym: aparat stoi już na łączu, za które płacisz.
• Gdy stron jest kilka w roku. Roczny abonament z widełek 44–234 zł brutto trzeba porównać z kosztem materiału rzędu 0,09–0,94 zł za stronę na urządzeniu, które już stoi w biurze; przy kilkunastu stronach rachunek się nie domyka. Pełne wyliczenie ma strona o kosztach faksu.
• W postępowaniu podatkowym i przy fakturach. Ordynacja podatkowa faksu nie dopuszcza: art. 168 § 1 mówi, że podania wnosi się na piśmie lub ustnie do protokołu, a utrwalone elektronicznie — na adres do doręczeń elektronicznych albo przez konto w systemie organu; słowo „faks” nie pada w całej ustawie. Faktury sprzedażowej także już nią nie wyślesz — wystawia się ją przez KSeF.
• Do przesyłania danych szczególnych kategorii. Bremeńska pełnomocniczka do spraw ochrony danych uznała w maju 2021 r., że poufność faksu odpowiada dziś nieszyfrowanemu e-mailowi, bo nadawca nie wie, jaka technologia stoi po stronie odbiorczej, i że do przesyłania danych z art. 9 ust. 1 RODO usługi faksowe są niedopuszczalne. To stanowisko regionalnego organu jednego państwa, w Polsce niewiążące — ale argument techniczny, który za nim stoi, nie zmienia się z jurysdykcją.

Dochodzi do tego zastosowanie, którego wirtualny numer nie legalizuje: rozsyłanie ofert. Zakaz marketingu bezpośredniego bez zgody odbiorcy obejmuje także faks i także firmy — opisuje to strona o mocy prawnej faksu. Wysyłka masowa jest funkcją techniczną, nie podstawą.

Zostaje test, który każdy zrobi sam. Wypisz z ostatnich dwunastu miesięcy: kto prosił cię o numer faksu, ile dokumentów tą drogą przeszło i czy linia telefoniczna zostaje w firmie do czegoś jeszcze. Rozstrzygną sprawę szybciej niż przegląd rynku — a co dostajesz w zamian za abonament, wylicza strona o zaletach faksu internetowego.

Źródła

1. Bitkom, komunikaty prasowe o użyciu faksu w niemieckich firmach: „Tschüss Fax” (9.07.2021), „82 Prozent der deutschen Unternehmen faxen noch” (4.05.2023), „In 3 von 4 Büros wird noch gefaxt” (17.06.2024), „Deutsche Büros nehmen Abschied von Papier und Aktenordner” (4.06.2025).
2. ONC/ASTP Health IT Data Brief No. 71, „Interoperable Exchange of Patient Health Information Among U.S. Hospitals: 2023”, maj 2024.
3. Ustawa z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, art. 63 § 1; ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, art. 168 § 1.
4. Ustawa z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, art. 132 § 1³; § 130d niemieckiego Zivilprozessordnung.
5. Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 106ga ust. 1 i art. 106na; harmonogram KSeF Ministerstwa Finansów, ksef.podatki.gov.pl.
6. Ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, art. 27 ust. 1; ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy o prawach konsumenta, Dz.U. 2022 poz. 2581.
7. GS1 Polska, „GS1 EDI” oraz „Wytyczne wdrożenia KSeF w kontekście stosowania EDI i standardów GS1” (Poznań, marzec 2023, aktualizacja styczeń 2026).
8. Strony kontaktowe instytucji i organizacji odczytane 6 września 2026 r.: NFZ, Ministerstwo Zdrowia, Ministerstwo Finansów, IAS w Poznaniu, BIP Urzędu Miejskiego w Dębicy, BIP Sądu Okręgowego w Warszawie, Krajowa Rada Notarialna, NRA, PZU.